Equitalia è tenuta a conservare le cartelle di pagamento per il periodo decennale di prescrizione ordinaria, in quanto il termine quinquennale stabilito dalla legge rappresenta un “mero obbligo minimo di conservazione” e non un termine massimo.
Lo ha stabilito il Consiglio di Stato nella sentenza n. 5410/2015, con cui la quarta sezione ha accolto il ricorso di una società di servizi.
La ricorrente aveva chiesto al concessionario l’esibizione delle cartelle di pagamento dalle quali risultava a pendenza di pretese erariali a suo carico, onde poter verificare la legittimità della pretesa.
La richiesta veniva accolta da Equitalia solo per una porzione delle cartelle, ritenendo che per altre fosse decorso il periodo quinquennale nel quale la società era obbligata a conservare gli atti ai sensi dell’ art. 26 co. 4 del D.P.R. 602/1973 non avendo l’amministrazione più l’obbligo di conservazione, stante il venir meno a questi fini della loro rilevanza amministrativa.
La società contribuente, ha tuttavia osservato che la pretesa erariale si prescrive nel termine di dieci anni, periodo nel quale la pretesa può essere portata ad esecuzione, con conseguente obbligo di conservazione degli atti presupposti, tra i quali la cartella di pagamento.
In ogni caso, osserva la ricorrente, “l’obbligo di conservazione quinquennale delle cartelle sarebbe un termine minimo che non escluderebbe in alcun modo gli effetti del termine decennale di prescrizione ordinaria, dovendo la Concessionaria conservare le cartelle di pagamento per il periodo decennale di prescrizione“.
La pretesa merita accoglimento secondo i giudici di Palazzo Spada: infatti, come da costante giurisprudenza, “il contribuente vanta un interesse concreto ed attuale all’ostensione di tutti gli atti relativi alle fasi di accertamento, riscossione e versamento, dalla cui conoscenza possano emergere vizi sostanziali procedimentali tali da palesare l’illegittimità totale o parziale della pretesa impositiva“.
Inoltre “l’accesso ai documenti non può essere soddisfatto dall’esibizione di un documento che l’amministrazione e non il privato ricorrente giudica equipollente. Elemento fondamentale dell’actio ad exhibendum è laconformità del documento esibito dal privato all’originale”
I giudici evidenziano che costituisce “precipuo interesse dell’esattore, nonché preciso onere improntato alla diligenza, conservare, in caso di mancata riscossione dei tributi nel quinquennio e in occasione di rapporti giuridici ancora aperti e non definiti, la copia della cartella oltre i cinque anni, per tutto il periodo in cui il credito portato ad esecuzione non sia stato recuperato, in modo da conservarne prova documentale ostensibile, anche a richiesta dei soggetti legittimati, nelle varie fasi di definizione del rapporto, onde poter compiutamente esercitare le prerogative esattoriali“.
Per tali ragioni Equitalia ha l’obbligo di conservare gli atti relativi alle pretese esattoriali, tra i quali assume rilievo principale la cartella di pagamento, ai fini dell’esibizione su richiesta del contribuente che, solo in tal modo, non essendo trascorso il periodo decennale di prescrizione, potrà esercitare gli strumenti di tutela messi a disposizione dall’ordinamento.
Il Consiglio di Stato, quindi, accoglie la domanda e ordina a Equitalia di consentire l’accesso agli atti richiesti.