Le Regole Tecniche sono state adottate ai sensi degli artt. 11, comma 2, e 16, comma 2, D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231 e hanno l’obiettivo di disciplinare con maggiore profondità e chiarezza, rispetto al dettato normativo, gli aspetti relativi:
– all’ambito di applicazione;
– all’adeguata verifica anche semplificata, della clientela;
– alla conservazione dei dati e dei documenti.
Pertanto, per i notai, viene a delinearsi un sistema di fonti stratificato:
– Direttiva (UE) 2015/849 (c.d. “IV Direttiva Antiriciclaggio”), considerando i Principi Generali;
– D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231 come da ultimo modificato dal D.Lgs. 25 maggio 2017, n. 90;
– Circolari ministeriali;
– Regole Tecniche e indicazioni vincolanti del CNN;
– Studi del CNN;
– Linee Guida e policy interne adottate da ciascun professionista.
Ambito di applicazione
Come noto, i notai sono obbligati al rispetto degli obblighi previsti dalla normativa di contrasto al riciclaggio e finanziamento del terrorismo.
Essi vengono ricompresi nella categoria dei “professionisti”, tuttavia, insieme agli avvocati, si caratterizzano per avere un ambito di applicazione più ristretto rispetto agli appartenenti alla stessa categoria.
In particolare, i notai sono tenuti al rispetto degli obblighi antiriciclaggio quando (art. 3, comma 4, lettera c), D.Lgs. 231/2007):
a) in nome o per conto dei propri clienti, compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare;
b) assistono i propri clienti nella predisposizione o nella realizzazione di operazioni riguardanti:
– il trasferimento a qualsiasi titolo di diritti reali su beni immobili o attività economiche;
– la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni;
– l’apertura o la gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli;
– l’organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all’amministrazione di società;
– la costituzione, la gestione o l’amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi.
Da quanto sopra, emerge che sono esclusi dall’ambito di applicazione della normativa tutti i negozi di natura non patrimoniale.
Al riguardo, la Regola Tecnica n. 1, enuclea un elenco, indicativo e non esaustivo, riferito all’attività notarile di prestazioni professionali escluse dal novero di quelle che fanno sorgere gli obblighi di adeguata verifica.
In questo senso, rilevano:
– gli atti notori;
– gli atti mortis causa;
– la pubblicazione di testamento;
– il passaggio nel fascicolo degli atti tra vivi del testamento pubblico;
– la costituzione di fondo patrimoniale senza trasferimento di beni;
– le convenzioni matrimoniali, in quanto atti meramente programmatici;
– le rinunce meramente abdicative;
– il verbale di apertura di una cassetta di sicurezza;
– gli inventari in generale;
– la levata del protesto (in quanto atto di accertamento che non implica alcuna movimentazione di denaro), restando invece soggetto agli obblighi antiriciclaggio il servizio di “cassa cambiali”, salvo la possibilità di ricevere pagamenti superiori alle soglie limite di utilizzo del denaro contante, come precisato nella nota MEF dell’8 aprile 2009, Prot. 28107
Ancora, viene precisato che le procure ed i mandati devono dare luogo al sorgere degli obblighi di adeguata verifica se:
– generali;
– contengono un’espressa autorizzazione a contrarre con sé stessi;
– irrevocabili o a termine;
– conferite per il compimento di un atto giuridico avente ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore pari o superiore a euro 15.000 ovvero di valore non determinato o determinabile.
Occorre, comunque, precisare che il notaio è sempre tenuto all’accertamento della concreta natura non patrimoniale dell’operazione e deve opportunamente adempiere gli obblighi antiriciclaggio secondo un approccio basato sul rischio. Ciò significa che, il notaio, nonostante l’operazione rientri nell’elenco di cui sopra, deve procedere ad effettuare l’adeguata verifica della clientela quando ciò risulti richiesto dall’applicazione del principio dell’approccio basato sul rischio.
L’adeguata verifica della clientela
Il contenuto degli obblighi di adeguata verifica viene precisato nello stesso D.Lgs. 231/2007. In particolare, il notaio deve procedere all’adeguata verifica del cliente e del titolare effettivo con riferimento ai rapporti e alle operazioni inerenti allo svolgimento della propria attività professionale (art. 17, D.Lgs. 231/2007):
– in occasione del conferimento dell’incarico per l’esecuzione di una prestazione professione;
– in occasione di un’operazione occasionale, disposta dal cliente, che comporti la trasmissione o la movimentazione di importi pari o superiori a euro 15.000, indipendentemente dal fatto che sia effettuata con un’unica operazione o con più operazioni che appaiono collegate per realizzare un’operazione frazionata;
– in occasione di un’operazione occasionale, disposta dal cliente, che consista in un trasferimento di fondi (come definiti dall’art. 3, par. 1, punto 9, Regolamento (UE) n. 2015/847) superiore a euro 1.000;
– quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile;
– quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell’identificazione.
Occorre, inoltre, precisare che il notaio non è tenuto all’espletamento degli obblighi di adeguata verifica della clientela con riferimento alle attività di mera redazione e trasmissione ovvero di sola trasmissione delle dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali.
A titolo esemplificativo, sono escluse dall’obbligo di adeguata verifica la redazione di moduli e denunce fiscali e la loro trasmissione (ad esempio, denunzie di successione). È, comunque, opportuno che il notaio verifichi se la denuncia fiscale venga utilizzata in maniera strumentale e abusiva per perseguire uno scopo illecito.
Ad ogni modo, gli obblighi di adeguata verifica devono essere attuati secondo le seguenti modalità:
– identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo;
– verifica dell’identità del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo;
– acquisizione e valutazione delle informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione professionale;
– controllo costante nel corso della prestazione professionale.
Ciò premesso, le Regole Tecniche del CNN contengono specifici criteri per l’effettuazione degli obblighi di cui sopra.
In primo luogo, il notaio deve preliminarmente accertare il perimetro di applicazione degli obblighi di adeguata verifica della clientela. Deve, cioè, chiedersi “quali sono gli atti compresi e quelli esclusi dall’adeguata verifica della clientela?” e, conseguentemente, “l’operazione da realizzare rientra tra agli atti compresi o tra quelli esclusi?”.
Se l’operazione da compiere rientra tra gli atti compresi nell’adeguata verifica, il notaio deve, secondo le modalità individuate in precedenza e ai sensi del D.Lgs. 231/2007, procedere all’adeguata verifica della clientela prima del conferimento dell’incarico per lo svolgimento di una prestazione professionale ovvero prima dell’esecuzione di una operazione occasione.
Al riguardo, tuttavia, la regola Tecnica n. 7 precisa che il notaio, fermi gli obblighi di identificazione, può posticipare ad un momento successivo al conferimento dell’incarico la verifica dell’identità del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo.
Ciò, però, a condizione che:
– sussista un basso rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
– esista l’obbligo per il notaio di ricevere l’atto;
– il notaio sia certo, ai sensi della Legge 16 febbraio 1913, n. 89, dell’identità personale del cliente o dell’esecutore.
Nelle summenzionate ipotesi, infatti, l’indisponibilità di un documento di identità in corso di validità da parte del notaio non rappresenta, di per sé, elemento idoneo e sufficiente a fondare un sospetto meritevole di segnalazione all’Unità di informazione finanziaria per l’Italia (naturalmente, in assenza di concomitanti ulteriori evidenze anomale), ma costituisce solo un presupposto per l’effettuazione dell’aggiornamento dei dati e delle informazioni necessari all’adeguata verifica della clientela.
A tal proposito, la Regola Tecnica n. 7 precisa che in caso di prestazioni professionali non occasionali, il notaio deve provvedere ad aggiornare i documenti di identità in base al profilo di rischio del cliente. In particolare:
– ogni 2 anni se basso rischio;
– ogni anno se rischio medio;
– con frequenza inferiore e comunque calibrata al rischio, per le ipotesi di rischio elevato.
Ad ogni modo, il termine ultimo per la conclusione delle operazioni di adeguata verifica coincide, nel caso di atto notarile, con la stipula del medesimo, che costituisce il momento ultimo per l’esecuzione degli adempimenti prescritti in funzione dell’adeguata verifica della clientela (Regola Tecnica n. 8).
Dato che spesso l’incarico per la stipula non viene conferito da tutte le parti dell’atto congiuntamente e nello stresso momento, il notaio potrà adempiere agli obblighi di adeguata verifica anche in momenti diversi, purché si concludano con la stipula. Infatti, è in questo momento che lo stesso notaio può concludere la valutazione della prestazione professionale per cui l’incarico è stato conferito.
Infine, si segnala che la Regola Tecnica n. 7 precisa che gli atti notarili da cui risultano i dati identificativi dei soggetti persone fisiche o non fisiche sono sempre considerati una fonte affidabile e indipendente ai fini dell’espletamento degli obblighi di adeguata verifica e ciò anche nel caso di intervento in atto di un esecutore di procura notarile.
Non solo, viene evidenziato che:
– l’identificazione del cliente può avvenire anche senza la sua presenza fisica se i dati identificativi risultino da atti pubblici o scritture private autenticate;
– l’identificazione dell’esecutore abbraccia, oltre che il riscontro dei dati identificativi, anche la verifica dell’esistenza e dell’ampiezza del potere di rappresentanza in forma del quale opera in nome del cliente.
Fermo quanto sopra, il CNN pone particolare attenzione all’identificazione del titolare effettivo.
Come noto, essa avviene mediante il cliente, il quale deve fornire “le informazioni necessarie a consentire l’identificazione del titolare effettivo” (art. 19, comma 1, lettera a), D.Lgs. 231/2007).
La verifica dell’identità del titolare effettivo, necessaria qualora sussistano dubbi, incertezze o incongruenze in relazione ai dati acquisiti in sede di identificazione, può essere effettuata anche attraverso il riscontro di tali dati con quelli riportati da fonti attendibili e indipendenti.
Con riferimento alla titolarità effettiva di imprese dotate di personalità giuridica, tenute all’iscrizione nel Registro delle imprese, il riscontro dei dati acquisiti in sede di identificazione può avvenire anche attraverso l’accesso alla sezione del Registro delle imprese, istituita ad hoc, ai sensi dell’art. 21, D.Lgs. 231/2007, (c.d. “Registro dei titolari effettivi”).
In questa prospettiva, la Regola Tecnica n. 5 precisa che non si è tenuti all’acquisizione del documento di identità del titolare effettivo, qualora il titolare effettivo sia individuato attraverso la consultazione di pubblici Registri, salva la valutazione del rischio e la conseguente applicazione di misure ad esso proporzionate, e, pertanto, l’identificazione può essere ritenuta correttamente eseguita mediante la sola acquisizione dei dati e delle informazioni risultanti dai pubblici Registri, confermati nella loro validità dal cliente.
Nelle ipotesi in cui sia possibile la consultazione di un pubblico registro, tale consultazione è da ritenersi idonea allo scopo dell’espletamento dell’obbligo di identificazione dello stesso titolare effettivo, salvo che ci si trovi in presenza di elementi oggettivi che mettano in dubbio o rendano palesemente incerti o incongrui i dati e le informazioni pubblicate.
I summenzionati dati e informazioni sono, infatti, da ritenersi affidabili a fronte dell’obbligo giuridico a carico dei responsabili delle imprese, persone giuridiche e trust, di comunicare notizie vere, aggiornate e complete, ferma restando la possibilità di acquisire, in funzione del rischio, ulteriori informazioni.
In conclusione, dunque, l’obbligo di identificazione del titolare effettivo può ritenersi assolto attraverso l’acquisizione delle informazioni fornite dal cliente (direttamente o tramite conferma, ove già acquisite o in possesso del notaio nel contesto del rapporto con il cliente) in ordine al nome, cognome, luogo e data di nascita del titolare effettivo. Invece, laddove, in relazione ai dati forniti dal cliente, sussistano dubbi, incertezze o incongruenze il notaio provvederà a riscontrare la veridicità dei dati forniti.
Fermo quanto sopra, appare, altresì, di rilevante importanza la Regola Tecnica n. 6 per quel che concerne l’identificazione del titolare effettivo delle società di persone, dei consorzi e degli enti privati non riconosciuti.
A tal riguardo, viene precisato che può assumere rilievo la figura della persona fisica che agisce, quale tramite di essi, in qualità di legale rappresentante.
Nell’individuazione del titolare effettivo delle società di persone e consorzi è consentita l’utilizzazione dei dati dei soci, risultanti dal Registro delle imprese, salvo che sussistano dubbi, incertezze o incongruenze sull’identità dello stesso e salva la possibilità di acquisire, in funzione del rischio, ulteriori informazioni.
Invece, nell’individuazione del titolare effettivo degli enti privati non riconosciuti, in assenza di indici che rivelino l’esistenza di associati che ne detengono di fatto il controllo, ovvero di beneficiari determinati, si farà riferimento ai soggetti titolari di funzioni di direzione e/o amministrazione.
Misure semplificate di adeguata verifica
Come noto, in presenza di un basso rischio, i notai possono assolvere gli obblighi di adeguata verifica con misure semplificate: con minore estensione e frequenza degli adempimenti previsti per l’adeguata verifica ex art. 18, D.Lgs. 231/2007.
In particolare, rispetto alla normativa precedente, non esiste più una elencazione tassativa delle categorie di soggetti destinatari di adeguata verifica semplificata.
Al riguardo, l’art. 23, D.Lgs. 231/2007 si limita ad individuare una serie di criteri sintomatici di un basso rischio di riciclaggio in relazione:
– al cliente;
– a tipologie di prodotti, servizi, operazioni o canali di distribuzione;
– all’area geografica.
A titolo esemplificativo, si segnala che costituiscono indice di basso rischio:
– le società ammesse alla quotazione su un mercato regolamentato e sottoposte ad obblighi di comunicazione che impongono l’obbligo di assicurare un’adeguata trasparenza della titolarità effettiva;
– le Pubbliche Amministrazioni ovvero Istituzioni o organismi che svolgono funzioni pubbliche, conformemente al diritto dell’Unione europea.
La Regola Tecnica n. 3 fa un ulteriore passo avanti, precisando che si considerano a basso rischio anche i soggetti sottoposti a vigilanza ai sensi del D.Lgs. 1° settembre 1993 n. 385 (“TUB”), del D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 (“TUF”) e del D.Lgs. 7 settembre 2005 n. 209 (“CAP”).
Pertanto, è possibile, qualora ricorrano in concreto i presupposti, applicare misure semplificate di adeguata verifica della clientela che consistono anche nella identificazione del rappresentante del soggetto, inclusa la verifica dell’esistenza e dell’ampiezza del potere di rappresentanza in forza del quale opera in nome e per conto del cliente.
In tal caso, l’obbligo di identificazione del titolare effettivo è da ritenersi assolto con l’acquisizione dei dati identificativi forniti dal cliente.
Inoltre, la Regola Tecnica n. 3 aggiunge che gli obblighi di adeguata verifica sono attenuati ogniqualvolta i soggetti summenzionati intervengano in un atto per porre in essere un’operazione che la legge riserva espressamente ad essi in via esclusiva, nonché con riferimento a tutti gli atti consequenziali o collegati a tali operazioni. A titolo esemplificativo, è possibile far riferimento a:
– contratti di mutuo, finanziamenti, aperture di credito, ivi compresi i patti aggiuntivi e modificativi degli stessi;
– atti di quietanza totale e parziale, di ristrutturazione e rinegoziazione, di erogazione, di surrogazione, di accollo, di delegazione e relativi atti connessi od accessori;
– atti e contratti che comportino la costituzione, la conferma, l’estensione, la rinnovazione, il frazionamento, la postergazione, la surroga, la riduzione, la cancellazione o lo svincolo di ipoteche, pegni o privilegi, fideiussioni e altre garanzie stabilite a favore dell’istituto;
– atti e contratti di cessione, a qualsiasi titolo, dei contratti di cui sopra e/o dei crediti nascenti dagli stessi, ai leasing mobiliari ed immobiliari.
Rimane, comunque, fermo il principio per cui gli obblighi semplificati di adeguata verifica della clientela non si applicano qualora si abbia motivo di ritenere che l’identificazione effettuata non sia attendibile e qualora vi sia sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.
I soggetti obbligati potranno, dunque, applicare misure semplificate di adeguata verifica solo quando dalla valutazione emerga in concreto un basso rischio di riciclaggio.
Un ulteriore aspetto di rilevanza è rappresentato dalla Regola Tecnica n. 4, in relazione all’acquisizione delle informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione.
A tal proposito, viene precisato che allo scopo di definire l’idoneità delle misure semplificate di adeguata verifica della clientela nell’ambito dell’attività notarile, si precisa che lo scopo e la natura della prestazione professionale dei notai coincidono, per la quasi totalità dei casi, con il negozio giuridico oggetto dell’incarico, e che, a differenza delle operazioni finanziarie, negli atti notarili, scopo e natura delle prestazioni risultano manifesti nell’atto stesso, pertanto, salva diversa valutazione da parte del notaio, non è necessario formalizzare in autonomo documento l’acquisizione di tali informazioni dal cliente.
Occorre, comunque, considerare le ipotesi di più atti, anche della stessa specie, che possono risultare collegati e rispetto alle quali va fatta salva la valutazione del complesso di operazioni compiute.
Conservazione dei dati e delle informazioni
Il D.Lgs. 231/2007 non stabilisce rigide modalità di conservazione dei dati e dei documenti ottenuti a seguito dell’adeguata verifica della clientela, limitandosi a prevedere che la conservazione può essere sia cartacea che informatica.
A tal riguardo, infatti, la Regola Tecnica n. 9 precisa che il fascicolo cartaceo del cliente può rimandare ad alcuni documenti conservati elettronicamente come, a titolo esemplificativo, visure tratte dai pubblici Registri conservate in formato statico e non modificabile così come fornite dal Registro pubblico consultato, nel sistema informatico dello studio.
Non vi è alcun limite, dunque, alla possibilità di avvalersi di modalità di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni informatici piuttosto che cartacei, purché i soggetti obbligati adottino sistemi di conservazione idonei a garantire:
– la prevenzione di qualsiasi perdita di dati e di informazioni;
– la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente;
– il rispetto delle norme dettate in materia di protezione dei dati personali.
I sistemi di protezione contro la perdita dei dati e delle informazioni, quelli di autenticazione e autorizzazione adottati per l’accesso al sistema informatico dello studio ed al relativo archivio cartaceo costituiscono idonea modalità di conservazione (Regola Tecnica n. 10).
L’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione si considera garantita qualora gli stessi si ricavino da un documento informatico conservato in formato statico e non modificabile o siano desumibili da un documento analogico correttamente conservato ai sensi della Legge notarile o ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.